Kako poboljšati komunikaciju u tvrtki?

Moderno je doba donijelo nove tekovine u komunikaciji, a to je prije svega ‒ digitalno komuniciranje. Koristimo razne uređaje (gadgete) da bismo komunicirali s prijateljima, obitelji, ali i poslovnim partnerima, klijentima i kolegama. Sve je teže zamisliti poslovnu komunikaciju bez online dopisivanja, putem elektroničke pošte (e-maila) ili internih digitalnih sustava komunikacije u radnoj organizaciji (aplikacija). Komunikacija se, prema Ekonomskom leksikonu, definira kao uspostavljanje informacijske veze između sustava koji imaju sposobnost primiti, zapamtiti, pohraniti, obrađivati i slati signale. Podrazumijeva različite medije i sredstva, koji omogućuju različite oblike prijenosa informacija.

Čovjek je po prirodi društveno biće, i kao takav, teško bi opstao da ne komunicira. Kroz povijest je usvajao različite načine komuniciranja. Mi ćemo istaknuti 1800. godinu, kada započinje novo doba komunikacije. Naime, napredak se od tada do danas širio geometrijskom progresijom. Sve se više razvijala i komunikacija u gospodarskim subjektima. Naše je doba preplavljeno informacijama, stoga se ne treba čuditi što i sama komunikacija doživljava revolucionarne promjene. Organizacije koje se ne prilagođavaju ili se sporo prilagođavaju promjenama, već imaju velikih poteškoća. Praksa pokazuje da loša komunikacija i nepravovremena dostava važnih obavijesti zaposlenicima u većini slučajeva rezultira lošim poslovnim rezultatima, nerazumijevanjem i konfliktom u radnim timovima.

Poslovna komunikacija

Prenošenje poruka, razmjena i obrada podataka, izdavanje i primanje zadataka, kontaktiranje s poslovnim partnerima i klijentima – sve to spada u sustav svakodnevnog komuniciranja radne organizacije. Komunikacija je nešto što je neminovno i što se ne može izbjeći u biznisu. Zapravo, jedan je od preduvjeta da bi tvrtka mogla funkcionirati, a potom i biti uspješna. Svaka radna organizacija, koja želi biti konkurentna na tržištu i privlačan poslodavac potencijalnim zaposlenicima, mora njegovati internu i vanjsku komunikaciju.

Poslovna komunikacija tvrtke može se realizirati:

• unutar nje ‒ sudjeluju svi zaposlenici
• izvan nje ‒ sudjeluju odabrani zaposlenici.

Komunicirajući razmjenjujemo podatke, ideje i osjećaje. Šaljemo poruku svojim kolegama, nadređenima, podređenima, poslovnim partnerima ili klijentima. Komunikacija se može odvijati formalno i neformalno.  Obično neformalni pristup ima više uspjeha kod zaposlenika.

Komunikacija u radnoj organizaciji

Interna poslovna komunikacija u tvrtki ima 4 jednako važne osnovne uloge:

• informiranje zaposlenika
• motiviranje zaposlenika
• omogućavanje emocionalnog izražavanja zaposlenika
• kontroliranje zaposlenika.

Svaka komunikacijska interakcija dvaju sudionika u tvrtki ispunjava jednu ili više funkcija.

Uspješna komunikacija unutar organizacije postavlja čvrste temelje poslovanja.

Interna komunikacija

Unutarnja ili interna komunikacija radne organizacije obuhvaća komunikaciju u različitim smjerovima:

• vertikalna komunikacija prema dolje ‒ komuniciraju menadžeri svih razina hijerarhije prema podređenim zaposlenicima (onima na nižoj razini hijerarhije)
• vertikalna komunikacija prema gore ‒ povratne informacije zaposlenika kao odgovor na vertikalnu komunikaciju njihovih menadžera prema njima
• horizontalna komunikacija ‒ Fayolove „pasarele“ podrazumijevaju komunikacijski proces između osoba ili tima iste organizacijske razine za obavještavanje kolega o zbivanjima u organizaciji, koordiniranje te rješavanje problema između timovima
• lateralna komunikacija ‒ najčešće u slučaju hitne komunikacije, a podrazumijeva poprječni komunikacijski put koji uključuje:
• horizontalni tijek informacija između pojedinaca ili grupa na istoj ili sličnoj organizacijskoj razini
• dijagonalni tijek informacija između pojedinaca ili grupa na različitim organizacijskim razinama.

Vertikalna komunikacija prema dolje

Naravno, sve kreće od komunikacije s više instance hijerarhije prema nižima jer je delegiranje zadataka i projekata posao menadžera. Dugogodišnja praksa pokazuje da je češća i uobičajena komunikacija u hijerarhijskim organizacijama odozgo prema dolje. Zato je važno da menadžeri kvalitetno komuniciraju sa zaposlenicima, i to po mogućnosti ‒ asertivno. Asertivan pristup pokazao se kao najuspješniji način zadobivanja povjerenja zaposlenika. U vertikalnoj komunikaciji prema dolje zaposlenicima je jasna njihova uloga.

To ne podrazumijeva samo obraćanje licem u lice jer se zadaci mogu delegirati u pisanoj formi (dopis, post-it poruka i slično). No ovdje se često javlja jedan veliki problem, a to je filtriranje informacija. Naime, poruke se prenose od jedne do druge razine menadžmenta ili od jednog do drugog zaposlenika. Ponekad zbog šuma u komunikaciji, i menadžeri i zaposlenici mogu pogrešno interpretirati sadržaj poruke te je potom neispravno prenijeti dalje ne uvidjevši da prenose netočnu informaciju.

Mikroprepreke i makroprepreke u komunikaciji

Prepreke u komunikaciji mogu se javiti zbog same organizacijske strukture ili zbog zaposlenika i njihovih osobnih karakteristika. Prof. dr. sc. Nina Pološki Vokić s Ekonomskog fakulteta u Zagrebu, ističe kako prepreke u komunikaciji dijelimo na:

• mikroprepreke ‒ individualne karakteristike i ponašanje pojedinaca u situacijama u kojima se nalaze
• makroprepreke ‒ proizlaze iz organizacijskog konteksta u kojemu se komunicira.

Ako se prepreke ne spoznaju na vrijeme ili ne preveniraju, loša komunikacija može dovesti do trajno narušenih odnosa u organizaciji, izazvati konflikt i prebacivanje krivice na drugoga, što za posljedicu ima neučikovitost tima.

Kvalitetna komunikacija vodi do ostvarenja zacrtanih ciljeva

Poslovna se komunikacija, kao i komunikacija izvan poslovnog okruženja, ostvaruje na više načina:

• verbalna  komunikacija
• pisana komunikacija
• neverbalna komunikacija
• paraverbalna komunikacija ‒ način na koji izgovaramo riječi (brzina, ritam, pauze, intenzitet glasa, ton, urođeni vokalni zvuk, dikcija, ponavljanja)
• elektronička komunikacija.

Tvrtke sve više širom otvaraju vrata modernoj komunikacijskoj tehnologiji. To se osobito odnosi na korporacije i tvrtke s velikim brojem zaposlenih, kojima treba čim prije dostaviti važne informacije o projektu, akcijama, sastanku… Činjenica je da mlađi zaposlenici, pripadnici Y i Z generacija, pozdravljaju svaku komunikacijsku promjenu u digitalnom obliku. Problem i otpor rade zaposlenici dviju najstarijih radno sposobnih generacija ‒ baby boomeri i X generacija. Stoga je važno da novi model komuniciranja bude maksimalno pojednostavljen, kako bi se reklo u informatičkim krugovima, user friendly. To je glavni razlog zašto je LQ odabrao Axonify, aplikaciju za komuniciranje i digitalno učenje.

Digitalna poslovna komunikacija

Znanstvenici su utvrdili da postoji zasebno područje komunikacije. Odnosi se na komunikaciju u poslovnu okruženju. Riječ je o organizacijskoj komunikaciji, koja je na prijelazu iz 20. u 21. stoljeće postala svojevrsna nova disciplina. Produkt je suvremenog načina poslovanja, a odvija se, kako joj i samo ima kaže, u radnoj organizaciji. Komuniciranje je prilično složen proces, pa ga često ometaju razne prepreke. Tom problemu možete doskočiti ako komunikaciju svedete na jedan zajednički kanal, po mogućnosti digitalni. Aplikacije su odlični alati poslovne komunikacije između nadređenih i podređenih, ali i kolega unutar jednog tima ili odjela te među raznim odjelima u organizaciji.

Želite li formirati učinkovit tim, morate mu osigurati dobru komunikaciju. Prenošenje točnih informacija jako je važno za poslovni proces, ali jednako je važno i pravovremeno prenošenje informacija. Dostavite li prekasno obavijest o početku akcije (popust na određeni asortiman) svom frontline djelatniku, koji je upravo ispratio potencijalnog kupca bez efekta prodaje, to je zasluga lošeg komunikacijskog sustava, a ne nerazvijenih prodajnih vještina vašeg zaposlenika. Da je trgovac imao potrebnu informaciju na vrijeme, znao bi prilagoditi svoj pristup klijentu kojem je cijena glavni razlog za kupnju. Imali biste siguran novac u blagajni, a ovako ste bacili dio profita u vjetar.

U većini trgovačkih kuća komunikacija među zaposlenicima još se izvodi na najstariji način ‒ usmenom predajom. No, koliko je važno komunicirati licem u lice, toliko to često zna biti i dvosjekli mač u timu koji je pod stresom, pritisnut rokovima ili navalom potencijalnih i stalnih kupaca. To je često razlog zašto kolega zaboravi prenijeti kolegi neku važnu informaciju. Preporučujemo vam da olakšate međusobnu komunikaciju ‒ i sebi i svom timu, te uvedete jednu od online digitalnih aplikacija za komunikaciju. Naš je odabir Axonify, a danas ćemo vam objasniti i zašto.

Aplikacija Axonify za brzo i jednostavno poslovno komuniciranje na mobilnim uređajima

Poslovna komunikacija i dalje podrazumijeva usmenu (verbalnu) i pisanu papirnatu komunikaciju, ali sve više maha uzima digitalno interaktivno komuniciranje i učenje unutar tima putem elektroničke pošte i digitalnih aplikacija. U većini je tvrtki još uvijek najčešći način prijenosa vijesti, informacija ili poruka unutar menadžmenta i od menadžmenta prema zaposlenicima ‒ usmeni. No praksa pokazuje da je elektronička komunikacija jedan od najučinkovitijih i najbržih oblika komunikacije u organizacijama.

Unaprijedite dostavu podataka putem digitalne aplikacije Axonify. Riječ je o modulu za personaliziranu i interaktivnu organizacijsku komunikaciju unutar nekog tima i između više timova. Axonify je inovativna i jedinstvena aplikacija, ne samo za komuniciranje, već i za učenje zaposlenika, čime u jednom proizvodu dobivate dvije vrijednosti.

Uz Axonify Communicate moći ćete jednostavno i lako komunicirati sa svojim zaposlenicima, ma gdje bili u tvrtki ili izvan nje. Ova user friendly aplikacija odašilje sve bitne informacije samo jednim klikom, o čemu su zaposlenici obavješteni isti tren kad zaprime poruku na svojim mobilnim uređajima. Kompanije i tvrtke koje koriste Axonify Communicate uvjerile su se u njegovu učinkovitost. Aplikacija Axonify postala je centralno mjesto komunikacije među frontline zaposlenicima. Organizacija putem anketa traži povratne informacije zaposlenika. Objavljuje važne organizacijske članke i novosti. I to nije sve, komunikacijski modul Axonify aplikacije omogućuje vam dopisivanje 1 na 1, odnosno chat opciju.

Iskoristite prednosti poslovne komunikacije putem aplikacije Axonify u svojoj radnoj organizaciji

Glavna je prednost aplikacije brza dvosmjerna mobilna komunikacija i pravovremena informiranost zaposlenika na jednom mjestu, čime se znatno pojednostavnjuje interna komunikacija i sprječava širenje dezinformacija ili nepotpunih informacija. Nadalje, svakom se zaposleniku prikazuju samo relevantne objave. Administratori, a to su najčešće voditelji timova ili menadžeri na višoj razini hijerarhije, kreiraju online zajednice u aplikaciji.  Stvaraju zajednice ili digitalne grupe na osnovi projekata ili poslovne strukture. Najčešće je riječ o timovima koji čine neki odjel u radnoj organizaciji. Administratori određuju tko može uređivati i moderirati, a tko samo pregledavati objavljeno.

Axonify Communicate omogućava trenutačno dijeljenje formalnih i neformalnih obavijesti. Brzina je jedna od glavnih karakteristika komunikacije putem Axonify Communicate platforme. Vijesti se prikazuju kronološki, i to tako da ih svi članovi neke digitalne grupe/zajednice vide jednako. Vremenska traka pomaže da vi i vaši zaposlenici odmah dođete do važnih i relevantnih informacija. Aplikacija je u potpunosti podređena dobrom korisničkom iskustvu, pa je objavljivanje poruka intuitivno i jednostavno. Možemo taj proces usporediti s objavljivanjem na bilo kojoj društvenoj mreži.

Platforma omogućava i stavljanje važnih linkova za HR-sustav i upisivanje smjena. Zaposlenici mogu odgovoriti, komentirati i postavljati pitanja. U slučaju da želite samo podijeliti zadatak ili neku važnu obavijest, a pritom ne želite nepotrebne komentare zaposlenika, oko nečega što je jasno komunicirano i definirano, imate mogućnost isključivanja komentara za određenu zajednicu. Vi kao menadžer držite konce komunikacije u svojim rukama.

Želite li konačno uspostaviti internu komunikaciju u tvrtki na jednom mjestu i prevenirati najveći broj šumova (prepreka) u komunikaciji, javite nam se. Prezentirat ćemo vam kako radi Axonify i potanko objasniti sve njezine prednosti. Ne zaboravite, komunikacija je jedan od glavnih preduvjeta dobrog poslovanja. LQ vam olakšava internu poslovnu komunikaciju uz Axonify.