5 koraka za bolje delegiranje poslova

Kao netko tko vodi kompleksne sustave, ključna pitanja koja biste trebali sebi postavljati svaki dan su: Što od svojih zadataka mogu delegirati, što automatizirati, a što eliminirati?  

Ako stvarno želite rasti kao poduzetnik, morate naučiti delegirati, rekao je jednom poznati poduzetnik Richard Branson. Delegiranje se ne tiče samo Vašeg rasta nego i rasta osobe kojoj delegirate. Dakle, nemojte biti sebični! Razvoj osoba u Vašem timu, njihovo osnaživanje i podizanje morala dio je Vaše dužnosti kao odgovornog lidera.

Zašto uopće delegirati? 

Zbog rasterećenja, uštede vremena, motivacije suradnika i mogućnosti bolje prioritizacije Vaših zadataka – što znači da Vama ostaje više vremena za najbitnije menadžerske poslove. Ako delegiranje poslova odradite na pravi način, koristi su višestruke. Zaposlenici će biti zadovoljniji i produktivniji, delegiranje će povećati Vaše samopouzdanje, šansu za napredovanje i, najvažnije, bit ćete zadovoljniji. 

Osim očiglednih praktičnih prednosti, delegiranju idu u prilog i brojke. Prema Gallupovoj studiji, izvršni direktori koji su izvrsni u delegiranju ostvaruju 33% veći prihod. Izvrsni menedžeri znaju da ne mogu sve postići sami. Prepuštanjem zadataka članovima svog tima, omogućuju da zadatak dobije veću razinu posvećenosti. A veća posvećenost, logično, povećava sveukupnu produktivnost. 

Znamo da delegiranje može biti veliki izazov za poduzetnike i razumijemo strah od otpuštanja kontrole. Strah može biti popraćen tmurnim predviđanjima da će se sustav raspasti, procesi zastati, kupci nestati, a novac ispariti. Jednostavno osvijestite da Vam je vrijeme najvažniji resurs. Ako sve radite sami, rast i razvoj moguć je samo do jednog trenutka, jer, kao i svako živo biće, i Vi imate granice.

Promatrajte delegiranje poslova kao priliku za povećanje kvalitete vlastitog života i života zaposlenika. Vrhunski ljudi trebaju odgovornost i autonomiju – bez toga će otići, a vama će ostati prosječni. To znači da ćete i dalje morati stalno preuzimati na sebe sve odluke. 

Ono što možemo reći iz našeg iskustva je da se nesposobnost delegiranja zadataka pokazala kao ozbiljan problem u funkcioniranju kompanija.

Nakon što ste identificirali svoje ključne zadatke i riješili svoje prioritete, svi ostali se mogu delegirati po sljedećem sistemu: 

1. Analiza zadatka 
2. Odabir osobe  
3. Prijenos zadatka  
4. Praćenje 
5. Analiza rezultata i feedback

Čini Vam se zanimljiva tema? Budite u toku s novim tekstovima!

PRIJAVITE SE NA NEWSLETTER

1. Analiza zadataka 

Razradite aktivnosti i pod-aktivnosti koje je neophodno izvesti, zatim prenesite svojim kolegama konkretne i jasne upute za zadatak. Pazite da ne upadnete u zamku zvanu mikromenadžment, a koja podrazumijeva pretjerano objašnjavanje i davanje gotovih rješenja. 

Ono što je također bitno razraditi u ovoj fazi su rokovi i odgovornosti. Nemojte delegirati zadatak na više osoba. To mora biti jedna osoba koja je najkompetentnija i kojoj je precizno objašnjeno što se i do kada od nje očekuje. Iako imate tim koji odlično funkcionira, pojedinac je nositelj odgovornosti za postizanje rezultata. 

U ovoj fazi skicirajte sljedeće: 

• Što je potrebno napraviti? (sadržaj) 
• Tko to treba napraviti? (osoba) 
• Zašto se to treba napraviti? (motivacija, cilj) 
• Kako to napraviti? (opseg, pojedinosti) 
• Do kada to napraviti? (termini) 

Sabri Suby, poduzetnik koji vodi najbrže rastuću australsku agenciju za digitalni marketing, u knjizi Sell like crazy kaže da samo 4% Vaših aktivnosti svaki dan značajno pokreće Vaš posao naprijed. Ostalih 96% stvari još treba obaviti, ali ih ne biste trebali obaviti Vi: Ne biste trebali ulagati svoje vrijeme u dosadne zadatke male vrijednosti. Jer svaka minuta koju potrošite na zadatke male vrijednosti ili gašenje požara je vrijeme oduzeto područjima vašeg poslovanja koja imaju najviše utjecaja i najveći potencijal da zaradite novac, smatra Sabri. 

O posljedicama lošeg delegiranja, tj. kada proces delegiranja zakaže te se majmun kojeg ste prebacili vrati na Vaše rame, pročitajte u sljedećem tekstu.

2. Odabir osobe 

Više od 75% vlasnika kompanija reklo je da osjećaju posljedice sagorijevanja na poslu te veliki broj njih radi vikendom i praznicima. U potrazi za pomoći pri obavljanju poslova, dosta menadžera nam je reklo da je pronalazak prave osobe najvažniji izazov. 

Kriteriji koje treba uzeti u obzir su iskustvo na sličnim zadacima i projektima te specifična znanja za obavljanje zadatka. Motiviranost osobe, njena želja za učenjem i plansko razvijanje karijere također su bitni faktori. Morate poštovati tuđe vrijeme te pri odabiru adekvatne osobe vodite računa je li ona dostupna.

Naravno, ne može bilo tko delegirati bilo kome bilo što. Svatko od nas je drugačiji i ima mnogo psiholoških testova kojim se može izraditi izuzetno precizna procjena. Preporučujemo Vam odlične alate za procjenu: Hogan i 360 feedback.

Zašto je bitna procjena osobe kojoj namjeravate delegirati posao? 

Dobra procjena zaposlenika je bitna kako biste upoznali njihove snage i slabosti. Što preciznije poznajete ljude u svom timu, to će Vam lakše biti procijeniti što kome možete delegirati. Ako mislite da Vi to možete učiniti bolje, svejedno delegirajte. Bitno je prepoznati i prihvatiti da samo zato što netko radi nešto drugačije od Vas, ne znači da radi pogrešno. Na kraju dana, najbitnije je da su zadani ciljevi ostvareni. 

Dok delegiranje može biti učinkovito za one koji delegiraju, jedno istraživanje pokazuje da može imati neželjene negativne posljedice na one na koje se delegira. Ako zaposlenici misle da njihov menadžer samo prosljeđuje neželjene zadatke, moguće je da će ići linijom manjeg otpora te neće dati sve od sebe.

Pri odabiru adekvatne osobe, imajte na umu i da ljudi neće sami odmah preuzeti na sebe autonomiju i odgovornost ako na to nisu naviknuti. Ako odjednom prepustite previše toga, mogu nastati kaos i nesigurnost. Takvi organizacijski modeli mijenjaju se postepeno, organizirano, s puno strpljenja.

Za uspješno delegiranje poslova morate otvoreno komunicirati i osigurati da Vaši zaposlenici razumiju namjere, očekivanja i potrebe. 

3. Prijenos zadatka 

Svi smo bar jednom u životu čuli: ako hoćeš da nešto bude urađeno kako treba, moraš to uraditi sam. Međutim, ako ste pretjerano oslonjeni na vlastiti način rada i smatrate ga nezamjenjivim, nikada nećete naučiti dobro delegirati.  

Poslušajte Theodora Roosevelta, koji je rekao sljedeće: Najbolji menadžer je onaj koji ima dovoljno razuma da odabere dobre ljude da rade ono što želi, i dovoljno suzdržan da se ne miješa s njima dok to rade.

O čemu morate voditi računa pri prijenosu zadatka na osobu kojoj delegirate? 

O jasnim uputama – ne možemo naglasiti koliko je ovo bitno! I ne samo to, nego i potvrda razumijevanja zadanog zadatka. Prenošenje ovlasti i zadataka mora biti apsolutno jasno, jer se ne želite dovesti u situaciju da ste nešto podrazumijevali, a niste iskomunicirali. Druga osoba možda to nije podrazumijevala, što dovodi da zadatak ostane polovično obavljen, loše obavljen ili još gore – neobavljen. Dobra komunikacija je pola posla. 

Jedna od čari umjetnosti uspješnog delegiranja je da će Vas pomaknuti od “operatera” do “kontrolora”. Biti dobar vođa zahtijeva otpuštanje kontrole te bi se trebali potruditi ne govoriti drugima kako raditi. Ne trebate biti svakom loncu poklopac i nemojte potpasti pod zamku svog ega. Delegiranje zahtijeva povjerenje da će ljudi koje ste zaposlili obaviti sjajan posao, a coaching način upravljanja, koji primjenjujemo u LQ-u, nas uči da su ljudi suštinski dobri i da žele raditi svoj posao najbolje moguće. 

Nažalost, svi možemo posvjedočiti da to u našim krajevima ponekad nije praksa. Današnji sustavi upravljanja podrazumijevaju da menadžer donosi sve odluke, čak se po tome i procjenjuje njegova vrijednost. Nigdje nema kompetencije koja se zove: sposobnost davanja donošenja odluka drugima.  

U knjizi Reinventing organizations Frederic Laloux kaže da je slobodno odlučivanje uz obvezu savjetovanja s onima kojih se to tiče, osnova samoupravljivih organizacija današnjice. Samoupravljive organizacije nastale su u zadnjih 20-tak godina i pokazuju nevjerojatan uspjeh u svim segmentima ocjenjivanja kao što su rast prihoda, profita, broja i zadovoljstva ljudi. Tajna se krije u malom broju menadžerskih i centralnih funkcija te maksimalnoj uključenosti ljudi po principu samoupravljivosti. Više o samoupravljanju, koje počiva na delegiranju, pročitajte u tekstu Alana Žepeca. 

4. Praćenje 

Izuzetno je važno uspostaviti komunikacijski kanal kako bi se osoba kojoj delegirate posao osjećala ugodno postavljati pitanja i pružati informacije o napretku. Ovo nije slučaj u kojem ste bacili vrući krumpir, delegirali ste zadatak i nepovratno je otišao u zaborav. Ideal je pronaći način kako pratiti napredak na tom putu, ali tako da toj osobi ne stanete na put. Dogovor za redovite termine sastanaka i pružanje povratnih informacija tijekom cijelog projekta može pomoći u tome. 

Možda ćete biti u iskušenju da ne delegirate, jer izvršenje zadatka koji prenosite nekome neiskusnom može trajati tri puta duže nego da ga sami obavite. Budite strpljivi i prisjetite se Vaših početaka – vještine se stječu vremenom. 

Uz dobru organizaciju neće biti teško pratiti rad i rezultate onih kojima ste delegirali zadatke. Ovisno o vrsti zadatka, možete obilaziti teren, održavati dnevne kratke stand –up sastanke, imati redoviti tjedni termin sastanaka i koristiti razne alate za praćenje izvršenja zadataka. 

Osobito važan korak u ovoj fazi, naročito za perfekcioniste je dopuštanje neuspjeha. Morate to učiniti – ne samo zbog Vaših zaposlenika, već zato što će omogućiti eksperimentiranje i osnažiti ljude kojima dodjeljujete zadatke na inovacije u poslu. 

Zašto neki ljudi ne uspijevaju delegirati pročitajte u tekstu. 

Želite naučiti više o delegiranju? Slobodno nas kontaktirajte. 

KONTAKTIRAJTE NAS 

5. Analiza rezultata i feedback 

Posljednji korak podrazumijeva utvrđivanje uspješnosti delegiranog zadatka, što smo naučili, te feedback. 

Osim praćenja napretka, također biste trebali pružiti povratne informacije svojim zaposlenicima nakon što su zadaci koje ste delegirali dovršeni. U kojoj mjeri je rezultat zadatka ispunio očekivanja? U slučaju da zadatak nije dovršen kako je očekivano, nemojte se bojati ponuditi konstruktivnu kritiku. Detaljno o davanju feedback-a možete pročitati u tekstu.  

Postoje četiri vrste feedback-a: redovni, korektivni, integralni i godišnji razgovor. Sva četiri tipa trebaju imati u sebi SPU princip: 
 
S: situacija uz koju je vezan feedback 
P: ponašanje koje je osoba pokazala u toj situaciji 
U: utjecaj koje je takvo ponašanje imalo na osobu koja daje feedback, ostatak tima ili rezultat 

Važan dio napredovanja svakog zaposlenika je učenje. Jedan od najboljih načina učenja je učenje uz rad. Prepoznajte sa zaposlenikom koje su to nove vještine ili znanja razvijene tijekom rada na delegiranom zadatku.  

Ljubavni gurui kažu da nas odavanje priznanja drugima čini automatski privlačnijima. Iako to nije tema ovog teksta, suština je ista – ne propuštajte dati zasluge. Nakon što ste delegirali zadatke i oni su bili dovršeni, uvažite trud! Priznavanje uspjeha povećava angažman zaposlenika. A njihov uspjeh je ustvari Vaš najveći uspjeh. 

Pošto ste im pružili „vjetar u leđa,“ ljudi će rado preuzimati zadatke i pomagati Vam u budućnosti.

Za kraj, navodimo Vam karakteristike po kojima se možete orijentirati da biste dali dobar feedback: 

• recite odmah/ neposredno nakon situacije/ zadatka 
• kod negativnog (korektivnog) feedback-a, dajte ga ”u četiri oka” 
• kod primanja feedback-a, samo biste trebali reći „hvala”, bez opravdavanja / objašnjavanja svoje strane 
• pružite osvrt na situaciju (konkretne činjenice, rezultati, rokovi i sl.) 
• pružite osvrt na ponašanje (što je bilo dobro, a što ne baš u odnosu na situaciju) 
• pružite osvrt na utjecaj (kakav je to ponašanje u toj situaciji imalo učinak na posao/ rezultate i sl.) 
• zahvalite se i za pozitivan i za korektivan feedback – prvi je uvijek lijepo čuti, a drugi nam pomaže da budemo što bolja verzija sebe

Ako niste sigurni kako stojite s delegiranjem, možete uraditi ovaj kviz sa mindtools.com.

Autorica: Glorija Smiljanić