Davanje 360° feedbacka – savjeti za menadžere i coacheve

Iako su naši 360° Feedback izvještaji vrlo jednostavni i intuitivni u svojoj strukturi, osoba koja prima feedback najviše će benefita dobiti iz razgovora s nekime tko je upoznat sa samim procesom davanja povratnih informacija. To može biti: nadređeni, HR-suradnik ili dodijeljeni coach koji će učiniti jednostavnijim prolazak kroz izvještaj 360° Feedback. On procjenjivanom zaposleniku pomaže u tumačenju rezultata i planiranju daljnjih razvojnih akcija. LQ će obučiti vaše menadžere ili zaposlenike iz odjela ljudskih resursa o vrijednostima i tumačenju izvještaja 360° Feedback. Postanite i vi dobar tumač koji će zaposlenicima prenositi najvažnije spoznaje nastale na osnovi izvještaja. Tu će vam od velike koristi biti naši savjeti za menadžere i coacheve.

Evo nekoliko savjeta kako se pripremiti za razgovor sa zaposlenikom i dati mu učinkovit feedback.

Savjeti za menadžere i coacheve

Pripremite se za feedback-sastanak

• Provjerite jeste li upoznati sa svrhom i važnošću feedback-procesa i zašto je pokrenut.
• Upoznajte se s formatom i najvažnijim podacima u izvještaju.
• Istaknite ključne uvide i teme o kojima biste mogli razgovarati sa sudionikom.
• Upoznajte se s razvojnim resursima i alatima dostupnim sudioniku. Potvrdite sljedeće korake i pratite radnje s onima koji vode projekt 360° Feedback.
• Pojasnite ulogu drugih dionika uključujući menadžera, HR-suradnika i druge resurse kao što su vanjski coachevi.
• Provjerite jeste li postavili logistiku uključujući: datum, vrijeme, sobu (za susret licem u lice), podatke za  kontakt (u slučaju komuniciranja telefonom) i/ili tehnologiju (za virtualno komuniciranje putem Zooma, Teamsa ili druge platforme). Koji god pristup odabrali, pobrinite se da davanje feedbacka bude obavljeno u tihom i povjerljivom okruženju, bez ometanja.
• Ako je sudioniku omogućen pristup izvještaju prije sastanka, potaknite ga da ga pregleda.

Podijelite feedback

Predlažemo da feedback strukturirate u 3 koraka:

1. Uspostavite kontekst

• Ako niste upoznati s kontekstom sudionika, odvojite nekoliko trenutaka da prođete kroz najvažnije točke njihove karijere. To će vam dati uvide u njihova ključna iskustva i postignuća.
• Zamolite sudionike da podijele bilo kakve uvide i/ili razmišljanja iz prethodnih procjena i/ili feedback-procesa – ono što je prethodno identificirano kao njihove glavne prednosti i razvojna područja. Također, mogli biste ih zamoliti da podijele mišljenje o područjima koja smatraju svojim najjačim kompetencijama i područjima za poboljšanje.
• Zamolite sudionike da podijele svoje sadašnje i buduće radne prioritete kako bi se feedback mogao razmotriti u tom kontekstu.
• Ako je sudionik već dobio pristup izvještaju, zamolite ga da podijeli sve početne reakcije koje bi mogle biti od velike važnosti.

2. Prođite kroz feedback

• Započnite pregledom najvažnijih trendova u kružnom dijagramu ili popisu kompetencija. Otkriva li nam to obrazac na koji se način osoba procjenjuje – je li preblaga ili prestroga prema sebi?
• Pregledajte rezultate za skrivene snage i slabosti. To su svojevrsne slijepe točke sudionika jer se njihova perspektiva vlastita ponašanja razlikuje od perspektive njihovih procjenjivača. Često se pojavljuju kada vještine nisu potrebne za trenutačni posao. Ili kada ih zaposlenik pokaže, ali nikada ne dobije priliku za povratnu informaciju. Slijepe točke mogu proizaći iz neprihvaćanja povratnih informacija za poboljšanje. Odvojite vrijeme kako biste bili sigurni da sudionik u potpunosti razumije sve ocjene, čak i ako se ne slaže s njima. Sudionik uglavnom nije svjestan svojih skrivenih snaga, zbog čega obično treba pomoć kod definiranja, kako ih može više i bolje iskoristiti.

3.  Istražujte rezultate prema kompetencijama i ponašanju

• Pregledajte otvorene komentare koji često mogu biti snažan pokazatelj holističkih snaga i razvojnih prilika. Dok pregledavate komentare, potražite riječi i teme koje se ponavljaju. Otvoreni komentari također mogu dodati kontekst određenim procjenama sposobnosti.
• Nakon što ste razmotrili važne teme, počnite istraživati detaljne rezultate prema kompetencijama i ponašanju. Prema dizajnu, proces 360° Feedbacka prikuplja podatke od više osoba (npr. menadžera, izravnih podređenih i kolega) da bi sudionici mogli usporediti kako ih oni s različitim perspektivama ocjenjuju za ista ponašanja. Raspon rezultata unutar određene grupe ispitanika može rasvijetliti razlike među njima.

Plan za razvoj

• Usredotočite se na područja koja su važna za posao i ulogu pojedinca.
• Razmotrite mogućnost razvoja određenih kompetencija i ponašanja. Neke sposobnosti i ponašanja bit će teže razviti i zahtijevat će više truda da se promijene.
• Razmotrite kako prilagoditi ponašanja za različite situacije. Ne radi se uvijek o jedinstvenom pristupu.
• Istraživanja pokazuju da čak i mali napredak u jakim stranama osobe može imati veći učinak nego pokušaj promjene slabosti, zato radite na sebi.
• Razmislite o atributima osobnosti i motivatorima koji bi mogli utjecati na vaše ponašanje. Često ih je teško promijeniti, zbog čega mogu zahtijevati bolje osobno upravljanje.
• Razmotrite što je moguće postići u određenim slučajevima. Svodi li se to na upravljanje konkretnim ponašanjima, a ne toliko na pokušaj promjene ili razvoj većeg broja vještina?
• Usmjerite se na utvrđena ponašanja. Ne preuzimajte previše na sebe. Ponekad su neophodne prilagodbe vrlo specifične.
• Razmotrite različite pristupe razvoju sposobnosti, uključujući kombinaciju formalnih i neformalnih metoda razvoja (npr. edukacije i mentorstvo).
• Stvorite razvojni plan s jasnim ciljevima i točkama praćenja napretka.

Završni savjeti za menadžere i coacheve

Dok prolazite kroz rezultate, povežite uvide s početnim razgovorom o kontekstu. Pokažite empatiju, osobito ako rezultati nisu baš pozitivni ili su drugačiji od onoga što je sudionik očekivao. Budite spremni pogledati rezultate iz druge perspektive – ponekad ćete vidjeti stvari koje on ne vidi. Budite podrška – zapamtite da je ovo proces rasta i razvoja.

U 360° Halo Feedback-procesu, upitnici se ispunjavaju digitalno i uključuju najbliže suradnike procjenjivanog: nadređene, podređene, kolege, klijente i partnere. Ovaj se razvojni alat pokazao odličnim, bilo da se procjenjivana osoba razmatra za novo radno mjesto ili se želi razvijati u okviru sadašnjeg položaja. Preporučujemo ga i u slučaju kada u organizaciju dolaze talenti, kojima je potrebno usmjeravanje, kako bi se što bolje uključili u daljnje razvojne korake.

Ako želite saznati više, kontaktirajte nas na kontakt@lq.hr.

Izvor: Halo Feedback: Giving 360 Degree Feedback – Tips for Managers and Coaches