Ni premalo ni previše komunikacije nije dobro. Evo kako ćete uravnotežiti upravljanje radom na daljinu

Kako istovremeno osigurati strukturu tvrtke i neovisnost njenih djelatnika? Kako otvoriti urede za neke zaposlenike koji žude za radnim prostorom i pritom podržati one koji rade od kuće?

Dok se tvrtke nose s logističkim odlukama koje se odnose na cijelu tvrtku, menadžeri koji proizvodnim procesima upravljaju na daljinu suočeni su s jedinstvenim izazovima: koordinacijom timova u različitim vremenskim zonama, traženjem ravnoteže između posla i života u virtualnom okruženju, borbom protiv usamljenosti članova tima… Puno je izazova, a samo jedno je jasno – virtualni jaz između zaposlenika i menadžera može se premostiti samo komunikacijom.

Čak  46% ispitanika smatra da je menadžerima učinkovito komuniciranje na daljinu postalo prioritet, pokazuje izvještaj Reworking Work. Istovremeno, takva komunikacija nije jednostavna jer i pretjerano i nedovoljno komuniciranje imaju svoje negativne strane.

Loša komunikacija u opasnost dovodi ispunjavanje ciljeva tima, projekti kasne, a poslovi se dupliciraju. S druge strane, menadžer koji previše komunicira bespotrebno troši dragocjeno vrijeme, demotivira članove svog tima i upušta se mikroupravljanje do točke izgaranja. Zlatna sredina između dvije krajnosti postoji, a postoje i načini kojima menadžeri koji upravljaju na daljinu mogu poboljšati svoje verbalne i pismene vještine na internetu i pronaći ravnotežu između pretjerane i nedovoljne komunikacije. 

Uvedite česte sastanke 1-na-1 i budite otvoreni za povratne informacije

Zakazivanje sastanaka 1-na-1 sa svojim zaposlenicima jedan je od najboljih i najučinkovitijih alata kojima raspolažu menadžeri. Googleov Project Oxygen pokazao je da takvi sastanci izravno utječu na ukupni učinak menadžera. Što je više takvih sastanaka, to je učinak menadžera veći.

Sastanci 1-na-1 izvrsna su prilika menadžerima da iskreno porazgovaraju sa zaposlenicima, ojačaju odnose i iskrenije komuniciraju. Menadžerima je to prilika da poboljšaju svoje vještine treniranja i mentorstva, davanja povratnih informacija i slušanja konstruktivne kritike. Tijekom ovih sastanaka menadžeri bi se trebali koncentrirati na nekoliko pitanja:

• Što vam je na umu ovog tjedna? Koji su vaši planovi i prioriteti?
• Zadnji put kad smo razgovarali, pričali ste o izazovu; kako sada stojite s time, je li se što promijenilo?
• Koliko se osjećate usklađeni s putem kojim ide naša tvrtka?
• Kakve povratne informacije imate za mene?

Postavite komunikacijske smjernice

Nekad su se menadžeri mogli osloniti na to da će prići zaposleniku ili s vrata poviknuti: ,,Hej, ekipo, ovo je ono što radimo ovaj tjedan”, ali tako se više ne može poslovati. U uvjetima rada na daljinu komunikacija mora biti jasna i precizna, kao i kanali kojima se komunicira. Izuzetno je važno da menadžeri postave jasna pravila o tome kako, kada i koje komunikacijske alate treba koristiti za rad u virtualnim timovima. Kada koristiti Slack? Koje situacije zahtijevaju e-poštu? U kojim okolnostima treba zakazati ad hoc sastanak? 

Što se događa s projektom i kako se razvija možete pratiti pomoću aplikacija kao što su Trello, ProofHub, Workzone, Podio, QuickBase ili Taskworld; svaka od njih ima svojih prednosti i mana i na vama je da izaberete onu koja vam najviše odgovara. No, ako bi projekt imao koristi od kreativne i energične razmjene ideja, zakažite telefonski poziv. Videopozive upotpunite tradicionalnom e-poštom za komunikaciju na razini tvrtke. Poruke šaljite tijekom radnog vremena, ovisno o geografskoj lokaciji zaposlenika ako radite na svjetskoj razini, a komunikacija u hitnim slučajevima treba biti putem telefona.

Izbjegavajte mikroupravljanje

Mikromenadžment može biti skup stil upravljanja i može narušiti morala zaposlenika, izazvati veliku fluktuaciju osoblja, smanjiti produktivnosti i izazvati ukupno nezadovoljstvo u kompaniji, pokazalo je istraživanje Sveučilišta Southern Illinois. 

Ne moraju svi razgovori biti sastanak, a menadžeri moraju paziti na granice koje ne bi trebali prijeći upravljajući timom na daljinu. Izbjegavajte stalno traženje ažuriranja statusa jer se to može shvatiti kao nedostatak povjerenja u članove tima, a to je sklizak teren na kojem se ne želi naći nijedan mudar menadžer.

Zaposlenicima objasnite ciljeve koje treba postići, a zatim ih pustite da sami shvate detalje i pohvataju konce. Mikroupravljanje je gubljenje vremena samo po sebi, a još je gore u udaljenim timovima gdje ne možete vidjeti članove tima i gdje je komunikacija zbog toga sporija nego kad ste svi fizički na okupu.

Prikočite, jer mikroupravljanje kod zaposlenika može izazvati pojavu “sindroma varalice”, osjećaja manje vrijednosti koji je prisutan unatoč očitom uspjehu, a češće pogađa ženske članove tima. Mikroupravljanje je glavni razlog mnogih razočaranja i gubitka motivacije pa pripazite da ne pretjerate i povucite se na vrijeme. 

Investirajte u digitalne alate

Postoje dva oblika komunikacije kojih bi udaljeni timovi trebali biti svjesni: sinkrona i asinkrona. Sinkrona komunikacija uključuje svaki oblik komunikacije koji se događa u stvarnom vremenu uz trenutni odgovor. Asinkrona komunikacija uključuje svaki oblik komunikacije koji se ne događa u stvarnom vremenu, a odgovori se javljaju povremeno.

Na tradicionalnim radnim mjestima komunikacija se odvija isključivo sinkrono. Sastanci su sinkroni. Kada netko priđe stolu da u prolazu postavi pitanje, i to je sinkrono. No, promjenom radnih navika obrasci komunikacije postali su hibridni pa danas unutar timova koegzistiraju obje vrste komunikacija. Na menadžerima je kako i koje alate žele implementirati za rad s timom.

Asinkrona komunikacija ima utjecaja na timove koji rade u različitim vremenskim zonama, jer se ne očekuje trenutni odgovor. To također pomaže u održavanju visoke razine produktivnosti jer se zaposlenici mogu usredotočiti na posao, bez pritiska da odgovaraju na poruke ili e-poštu izvan radnog vremena.

Prednosti sinkronih alata su očigledni. Komunikacijski kanali kao što su Zoom, Google Hangouts ili Slack korisni su za ad hoc sastanke i rješavanje iskrslih problema. Za ovu vrstu komunikacije važno je da voditelj tima pred sobom ima jasne ciljeve i da u razgovor uključuje samo ljude koji doista trebaju biti uključeni u donošenje odluka.

Pronađite ravnotežu

Kako bi razvio zdrav odnos i potaknuo produktivnost u udaljenom ili hibridnom okruženju, menadžer mora pronaći ravnotežu i poboljšati način komuniciranja sa svojim timom. Ničega previše i ničega premalo i uvijek u pravo vrijeme, to je put kojim treba kročiti. Tako ćete najlakše izgraditi dobar odnos sa zaposlenicima, prenijeti im svoje zahtjeve i iz njih izvući ono najbolje, za njih, za tvrtku i vašu menadžersku poziciju.