Zašto je jutarnja rutina važna za produktivnost?

Zatvaranje škola i rad od kuće narušili su našu svakodnevnu rutinu. Tek će se saznati kakve su prave posljedice takvih promjena.  

Od početka pandemije uobičajena tema svih razgovora bilo je kako se vratiti na razinu dnevne produktivnosti prije Covida-19. U ovom prijelaznom razdoblju između starog radnog života i nove normale, mnogi započinju jutro s najboljim namjerama, ali do večeri njihovi dnevni ciljevi često ostaju neostvareni. Zbog toga jedni dodatno zaostaju na poslu, a drugi žrtvuju san, redovitu tjelovježbu ili slobodne trenutke s obitelji i prijateljima kako bi nadoknadili zaostatke. Velik je broj onih koji si svakodnevno postavljaju uvijek ista dva pitanja: gdje je nestala moja produktivnost i može li se ona ikako vratiti? 
 
Rutine nam pomažu da bolje funkcioniramo

Razmislite na trenutak o nizu zadataka koje svakodnevno obavljate rutinski. S vremenom naš mozak postaje vješt u automatskom obavljanju takvih zadataka i to nam omogućuje da svoju pažnju usredotočimo na druge, nerutinske zadatke poput planiranja prezentacije u zadnji čas ili suočavanja s neočekivanim problemom na poslu.  
Neki od najproduktivnijih pojedinaca u povijesti slijedili su stroge jutarnje rutine. Winston Churchill budio se u 7,30 ujutro i slijedio dosljednu rutinu doručka, čitanja novina i pošte, a zatim je diktirao tajnicama, i sve to iz svog kreveta. Jennifer Aniston ustaje u 4,30, popije šalicu tople vode s limunom, umije lice, meditira, popije proteinski shake, a zatim vježba. Oprah Winfrey se budi u 7,10 ujutro, pere zube, a zatim prije meditacije šeta pse. Beethovenova jutarnja rutina sastojala se od buđenja u 6 ujutro i kuhanja kave s točno 60 zrna.  
 
A što kada se rutine poremete? 

Rutine automatiziraju osnovne elemente svakodnevnog života i tako nam pomažu da očuvamo energiju koja trebamo posvetiti postizanju svakodnevnih ciljeva. Ali kada se rutina poremeti, ono što je prethodno bilo automatizirano zahtijeva svjesno razmišljanje. Zamislite menadžericu koja prvi sat svakog radnog dana obilazi svoje zaposlenike. S vremenom to postaje rutina, uporišna točka oko koje i ona i njeni zaposlenici mogu strukturirati ostatak dana. Međutim, ako zbog poziva važnog klijenta preskoči jutarnji ritual, morat će potrošiti dodatnu energiju kako bi ostatak dana ostao na pravom putu. Narušavanjem uobičajenih obrazaca narušava se i produktivnost.  
Studije učinaka rutinskih poremećaja pokazuju da dnevni radni ritam može poremetiti čak i najobičniji izostanak uobičajene jutarnje šalice kave; zaposlenici zbog toga radni dan započinju uznemireni i psihički iscrpljeni. Nije pritom riječ o kofeinu, pa čak ni samoj kavi; može biti riječ i o čaju ili kakau, ključ je u tome da je narušena rutina. I ta mala kap u moru obaveza do kraja radnog dana može izazvati pravi cunami lošeg raspoloženja zbog kojeg će, između ostalog, stradati i produktivnost. Isti obrazac vrijedi i za narušavanje bilo koje druge rutine: buđenja na vrijeme, pripremanja doručka ili putovanja na posao. Svako narušavanje rutine, pokazale su studije, utječe na zaposlenike, zbog čega se oni osjećaju manje angažirano i na kraju budu manje produktivni tijekom dana. 
 
Što možete učiniti?

Postoji nekoliko načina na koje zaposlenici i menadžeri mogu ublažiti učinke rutinskih poremećaja. Prvi i očiti korak je uspostavljanje i pridržavanje rutine. Ovo je dobar savjet za svaku situaciju, a posebno u doba pandemije. Pronađite nešto predvidljivo, nešto s čime ćete započinjati svaki radni dan. Budite se uvijek u isto vrijeme, vodite psa u šetnju prije prve šalice kave, 20 minuta odvojite za meditaciju ili jogu… Takve rutinske, predvidljive radnje  mogu biti temelj na kojem ćete izgraditi ostatak jutra.  
Dakako, rutinu nije moguće zadržati baš svaki dan i u svakoj situaciji. Ključno je čim prije vratiti se na pravi put. Lakše reći nego učiniti, no ako dođe do poremećaja u jutarnjoj rutini, treba izbjeći rad tijekom ručka kako bi se nadoknadio zaostatak. Trebalo bi ručati u isto vrijeme, na istom mjestu, s istim ljudima kao i inače, kako bi se u nastavku dana vratili u rutinu. 
Menadžeri trebaju paziti da ne postanu izvor poremećaja u rutini zaposlenika. Na primjer, iznenadni jutarnji pozivi zaposlenicima dok su još kod kuće mogu sasvim poremetiti njihove jutarnje rutine. Zbog tog poziva roditelji će možda zakasniti djetetu napraviti obrok, zbog čega će ostatak dana razmišljati o tome je li im dijete gladno. Menadžeri mogu poduzeti i korake kako bi ispravili poremećaje u jutarnjim rutinama zaposlenika, čak i ako su se ti poremećaji dogodili izvan posla.  
Prethodno spomenut primjer menadžerice koja svaki radni dan započinje obilaskom zaposlenika, također je dio rutine. Pa kad zbog nekog drugog posla ne stigne obilaziti od stola do stola, može organizirati virtualni sastanak koji će služiti istoj svrsi: pomoći će da rutine zaposlenika ostanu nedirnute, čime će potaknuti njihovu dnevnu produktivnost.