Upravljačka struktura jedan je od elemenata koji značajno oblikuje organizacijsku kulturu i igra jednu od ključnih uloga u uspjehu radne organizacije. Njezin odabir iznimno je važan i pritom je neophodno uzeti u obzir specifičnosti i ciljeve same organizacije. Idealno bi bilo da se odabir upravljačke strukture zasniva na temeljitoj analizi svih čimbenika. Upravljačka struktura učinkovita je kada njezin izbor odgovara načinu poslovanja i ciljevima radne organizacije. Znate li koji je najstariji sustav menadžmenta, odnosno upravljačke strukture? Linearni ili linijski menadžment. Nazivamo ga još hijerarhijskim i piramidnim sustavom upravljanja. U nastavku vam predstavljamo njegove karakteristike, analiziramo njegove prednosti, ali i nedostatke.
Linijski menadžment: karakteristike
Linijski menadžment temelji se na odgovornosti, a sam koncept njegove strukture upravljanja počiva na načelu jedinstvene linije zapovijedanja, što znači da svaki zaposlenik odgovara samo jednom nadređenom. U svakoj radnoj organizaciji, u kojoj vlada linearna struktura upravljanja, postoji direktna hijerarhija. Naredbe idu direktno odozgo prema dolje, tj. od više instance prema nižoj na hijerarhijskoj ljestvici. Najvažnije odluke donose se, a gdje drugdje nego na vrhu organizacijske piramide, tamo gdje su i najveće ovlasti. Pritom je jasno i vrlo precizno razgraničen odnos nadređenog i podređenog. Dakle, linijski menadžment podrazumijeva centralizirani način odlučivanja.
Često se oslanja na sposobnost predviđanja, projektiranja te kontrole ishoda i to upravljanjem glavnim sastavnim dijelovima poslovanja. Pritom mislimo na: organizaciju, operaciju, politiku, proces…
Linearnu strukturu upravljanja karakteriziraju jednostavnost i jasna vertikalna raspodjela odgovornosti. To je učinkovit način upravljanja u malim organizacijama s jednostavnim strukturama i stabilnim zadacima.
Zaposlenici u linearnoj upravljačkoj strukturi uglavnom su organizirani po odjelima, od kojih svaki ima svog voditelja, koji je odgovoran za donošenje odluka unutar svog odjela i koordinaciju njegova rada.
Budući da svi zaposlenici vrlo jasno znaju tko im je nadležni rukovoditelj kojem polažu račune za (ne)odrađene zadatke, linijski menadžment karakteriziraju 3 glavne odlike:
- jednostavnost
- jasnoća
- red se uspostavlja odozgo.
Da ne bi sve u blogu bilo samo mrtvo slovo na papiru, evo primjera linearnog menadžmenta. BPR ili reinženjering poslovnih procesa dobar je primjer linearnog upravljanja na djelu.
Linijski menadžment: prednosti i nedostaci
Svaka upravljačka struktura ima svojih prednosti i mana, pa tako i linijski menadžment. U nastavku vam navodimo jedne i druge, a na vama je da prosudite je li upravo linijski menadžment ono što odgovara vašoj tvrtki ‒ njezinu načinu poslovanja ili je bolje da odaberete neku drugu upravljačku strukturu.
Nedostaci
- Preopterećenje menadžera na višim razinama hijerarhije zbog donošenja strateških odluka.
- Odlučivanje o operativnim stvarima istovremeno u više odjela smanjuje produktivnost i učinkovitost u rukovođenju.
- Ograničene mogućnosti za zaposlenike da rade u timovima ili da mogu komunicirati s drugim odjelima.
- Od rukovoditelja, posebno od onih na najvišoj razini hijerarhije, očekuje se jako široko znanje i osposobljenost za više područja.
- Ograničena fleksibilnost.
- Sporo donošenje odluka.
- Nekoordiniranost u radu između odjela.
- Ograničene mogućnosti za razvoj osoblja jer zaposlenici ne dobivaju priliku za rad s drugim voditeljima ili odjelima.
- Zaposlenici ne sudjeluju u donošenju odluka, pa se uglavnom oni na nižim razinama hijerarhije osjećaju izoliranima od procesa donošenja strateških odluka, što zna dovesti do nezadovoljstva i pada motivacije.
Prednosti
Pogledajmo sad koje su prednosti linijskog menadžmenta!
- Jednostavnost upravljačkog sustava u kojem odluke i naredbe idu po zapovjednoj liniji odozgo prema dolje.
- Jasnoća upravljačkog sustava u kojem se točno zna tko kome neposredno odgovara.
- Stroža kontrola izvršavanja zadataka.
- Ujednačenost u donošenju odluka zato što se odluke donose na vrhu, a zatim prenose niz zapovjednu liniju.
- Raspodjela odgovornosti kristalno je jasna jer svaki zaposlenik zna za što je odgovoran i kome se obratiti ako treba tražiti pomoć ili saznati neku informaciju.
- Učinkovito korištenje resursa organizacije.
- Centralizirano upravljanje omogućava jedinstveno usmjeravanje i koordinaciju aktivnosti radne organizacije.
- Linijski menadžment može biti vrlo učinkovit u malim radnim organizacijama u kojima je nužna jasnoća i specifičnost u raspodjeli odgovornosti.
- Svaki je odjel vođen, nema mogućnosti za neorganizirano poslovanje.
Linijski menadžment: male tvrtke, proizvodnja, administracija
Male tvrtke
U malim tvrtkama, kao što su trgovine ili restorani, uglavnom se primjenjuje linearna struktura upravljanja. To znači da linijski menadžment izgleda obično ovako: vlasnik je u ulozi direktora ili upravitelja koji donosi sve bitne odluke. Može imati pomoćnika, jednog ili više, ili upravitelja koji mu je od pomoći. Rekli bismo da je linijski menadžment najprikladniji za male radne organizacije s vrlo jednostavnim zadacima i stabilnim okruženjem, za čije je izvršenje nužna jasna i stroga kontrola te vertikalna koordinacija.
No druge upravljačke strukture mogu biti učinkovitije u složenim ili pak promjenjivim radnim okruženjima, tamo gdje su fleksibilnost, inovativnost i horizontalna suradnja jako važni. Tako recimo da su za radne organizacije koje posluju u brzomijenjajućim okruženju ili pak u onim područjima djelovanja koja zahtijevaju inovativan pristup, bolja opcija matrične ili decentralizirane strukture, zato što su mnogo fleksibilnije od linijskog menadžmenta.
Proizvodnja
U proizvodnoj tvrtki, koja svoje poslovanje temelji na masovnoj proizvodnji standardiziranih proizvoda, linijski menadžment može odigrati vrlo učinkovitu ulogu. Dok su na nižim razinama poslovođe i operateri odgovorni za proces u proizvodnom pogonu, na višim pozicijama hijerarhije nalaze se stručnjaci za proizvodnju i visokokvalificirani inženjeri za razvoj novih proizvoda i tehnologije. Svima je sve kristalno jasno, od vrha do dna hijerarhijske ljestvice jer je strogo definirana raspodjela dužnosti i odgovornosti. No u ovom slučaju možemo uočiti i nedostatak linijskog menadžmenta, a to je prilično ograničena fleksibilnost u slučaju eventualne potrebe za brzom prilagodbom promjenama tržišnih uvjeta ili tehnoloških zahtjeva.
Administracija
U uredima banaka ili državnih i gradskih institucija, linijski menadžment također može biti vrlo efikasna struktura upravljanja. Tko se nalazi na poziciji moći? Nalaze se viši rukovoditelji, odnosno izvršni direktori ili voditelji odjela, čiji zadatak jest donošenje strateških odluka, odabir i provođenje politike institucije. Na nižim razinama nalaze se mahom administrativni djelatnici na info-pultu, u kadrovskoj službi i u uredima drugih odjela te u arhivi. Zbog jednostavnosti upravljanja i učinkovite kontrole, linijski je menadžment optimalan za spomenute institucije. Nedostaci mogu biti vrlo ograničena sposobnost za inoviranje te sporo donošenje odluka jer protok informacija sporo kola kroz nekoliko razina hijerarhije.
Da biste ubrzali protok informacija između svih hijerarhijskih razina u tvrtki, koristite aplikaciju Axonify. Imat ćete od nje višestruku korist ‒ brže distribuiranje informacija, kolanje informacija kroz samo jedan kanal dostupan svim zaposlenicima, pravovremena isporuka vijesti, učinkovito mikroučenje novih i starih zaposlenika. Ako ste zainteresirani za implementaciju aplikacije u svoje poslovanje, javite nam se.
Linijski menadžment vs. ostale upravljačke strukture
Usporedimo sada linijski menadžment s drugim modelima upravljačke strukture kako bismo ih diferencirali po njihovim osobitostima. Ukratko ćemo vam predstaviti funkcionalnu, matričnu i decentraliziranu strukturu upravljanja.
Funkcionalna upravljačka struktura organizira rad i okuplja zaposlenike prema njihovim funkcionalnim dužnostima i specijalizaciji, što omogućava optimizaciju procesa u svakom funkcionalnom području. Nedostatak ove upravljačke strukture jest eventualna poteškoća u koordinaciji i komunikaciji između više različitih odjela.
Matrična upravljačka struktura kombinira elemente linijskog menadžmenta i funkcionalne strukture upravljanja. Ovdje zaposlenici istovremeno imaju više nadređenih kojima moraju odgovarati, što omogućuje vrlo brzo reagiranje na složene projekte i zadatke. No nedostatak može biti sukob oko važnosti pojedinih prioriteta te same kontrole, tko je zadužen za nju.
Decentralizirana upravljačka struktura podrazumijeva delegiranje ovlasti i odluka na niže razine hijerarhije, čime se potiče brži odgovor na promjene i razvoj samoinicijative zaposlenika. Ovdje se nedostatak očitava kao nedosljednost ili to što najviši menadžment gubi kontrolu.
Linijski menadžment za dobar brending tvrtke
Linijski menadžment može biti vrlo učinkovit i za sam brending radne organizacije, ali često se važnost uloge linijskih menadžera u brendiranju poslodavaca previđa. Linijski su menadžeri spona između top menadžmenta i zaposlenih.
Svojim pristupom prema zaposlenicima oblikuju njihova iskustva o samoj organizaciji. Naime, postupci, stavovi i angažman samih linijskih menadžera direktno utječu na to kako zaposlenici doživljavaju radnu organizaciju. Možemo zaključiti da oni uvelike pridonose reputaciji tvrtke ili je pak narušavaju, ovisno o njihovu stilu rukovođenja. Stoga, kvalitetni linijski menadžeri igraju ključnu ulogu u njegovanju pozitivnog iskustva zaposlenih. A to je početak i osnova za daljnju efikasnu strategiju brendiranja poslodavca.
Možemo zaključiti da su linijski menadžeri svojevrsni ambasadori brenda poslodavca jer pretvaraju njegova obećanja u realna iskustva za svoje timove, odnosno zaposlenike. Da bi linijski menadžer mogao kvalitetno obavljati svoj posao, treba nastojati uskladiti vlastiti stil rukovođenja i ponašanja s vrijednostima radne organizacije. Na taj način jača se brend poslodavca, o čemu svjedoče sami zaposlenici šireći dobar glas o tvrtki. Dopre li takav glas zaposlenika do potencijalnih novih zaposlenika, brending poslodavca pun je pogodak.
Poslodavac je poželjan ne samo zbog odličnih primanja, već i zbog stvaranja podržavajućeg radnog okruženja, a to je nužno i u slučaju linijskog menadžmenta, posebice kad se nove zaposlenike mora uhodavati u posao. Dodijeljene kolege služe novozaposlenima kao treneri i mentori. Pomažu im da što brže i bolje svladaju novi posao, pa su u tom slučaju oni nadređeni novozaposlenima.
Kakav treba biti linijski menadžer?
Kvalitetan linijski menadžer treba podržavati i zagovarati transparentnost i dobru internu poslovnu komunikaciju, i to ne samo unutar svog tima, već između više timova i svih zaposlenika. Svaki rukovoditelj odjela izvor je informacija za zaposlenike svog tima. Njegova je zadaća da pravovremeno dostavi svim svojim zaposlenicima pouzdane i točne informacije, predstavi projekt te ciljeve i očekivanja poslodavca. Isto tako, on predstavlja nove zaposlenike svom timu te obavještava o novitetima u radnoj organizaciji.
Linijski menadžment ne znači nužno kruto upravljanje na relaciji menadžer-zaposlenici. Dobar linijski menadžer otvara prostor za otvoreni dijalog i ima sluha za dobra rješenja i kvalitetne povratne informacije s terena. Zaposlenici se osjećaju uvaženo i korisno pa se samim time i znatno više trude na radnom mjestu. A cilj je svakog menadžera povećan angažman zaposlenika. Stoga, pokazivanjem da uvažavate tuđa mišljenja, osobito podređenih, radite veliki korak k boljem djelovanju vašeg tima.
Nadalje, način kako upravljaju linijski menadžeri može odigrati važnu, ako ne i ključnu ulogu u zadržavanju zaposlenika, osobito onih najsposobnijih.
Ispitivanje organizacijske kulture i strukture
Postali ste novi linijski menadžer? Smatrate li da bi trebalo promijeniti organizacijsku kulturu, a možda i strukturu rukovođenja?
Da bi tvrtka bila uspješnija, preporučujemo vam da isprobate našu metodu kojom ispitujemo i analiziramo rezultate, na temelju kojih donosimo zaključke o tome kako radna organizacija zaista funkcionira te koje su njezine stvarne vrijednosti, a koje manjkavosti. OCAI ili Organizational Culture Assesssment Instrument omogućuje timovima i organizacijama da jasno utvrde svoju trenutačnu kulturu, bez obzira temelji li se ona na suradnji, kontroli, natjecanju ili kreativnosti.
Ništa manje nije važno ni to da nam otkriva koliko su zaposlenici zaista zadovoljni kulturom u organizaciji. Možda vaša strogo postavljena hijerarhija i krut način vođenja utječu na nezadovoljstvo. Linijski menadžment vjerojatno na prvu zvuči kao kruta struktura rukovođenja, no ne mora biti tako. Dobri linijski menadžeri razlikuju se po određenim finesama od prosječnih ili loših menadžera.